Maak van je vakspecialist een goede schrijver met de HIP-training van VAPRO

Het belangrijkste om in de gaten te houden als je een handleiding, instructie of procedure schrijft is: steeds voor ogen houden wie de tekst moet gaan lezen.

Wanneer je een engineer bent, of een door de wol geverfde operator, dan is het goed om te beseffen dat je misschien op een iets ander niveau denkt – en leest – dan je collega’s die uiteindelijk met jouw handleiding bij een proces of machine staan.

Maak daarom altijd een goede analyse van je doelgroep.

  • Wat moet de lezer concreet halen uit deze tekst?
  • Welke opleiding heeft de gebruiker van de tekst gevolgd en wat is het ervaringsniveau?
  • Hoe staat het met de taalbeheersing van je lezers?

Heb je goed op het vizier wie je lezerspubliek is, denk dan na over de lengte van de zinnen die je gebruikt, of de moeilijkheidsgraad van de woorden. Schrijf je in de passieve vorm, of in de actieve?

Werken er binnen de organisatie veel werknemers die de Nederlandse taal niet (goed) machtig zijn? Maak dan een foto instructie of combineer duidelijke foto’s met korte zinnen met eenvoudige woorden, in plaats van grote stukken dichte tekst.

 

Te veel of te weinig tekst?

De grote uitdaging in het schrijven van handleidingen, instructies en procedures ligt in de balans volledigheid of leesbaarheid. Wanneer je als deskundige in de werking van een apparaat duikt, dan kom je heel veel interessante zaken tegen. Weetjes die beslist de moeite waard zijn. Maar de vraag is: heeft de operator die de machine moet bedienen op dat moment, echt behoefte aan al die achtergrond? Valt het binnen de doelstelling van het stuk dat je schrijft?

Op de werkvloer is zijn je collega’s veelal bezig met productie draaien. Informatie moet snel te vinden en kort en bondig zijn. Overdadige teksten worden niet gelezen. Het is dus een evenwicht zoeken tussen te veel en te weinig informatie.

Tijdens onze trainingen HIP (handleidingen, instructies en procedures) schrijven, merken wij dat cursisten vaak schrijven vanuit hun eigen denk- en belevingswereld. Dat blijkt doorgaans niet de denk- en belevingswerkeld te zijn van hun lezer.

Daarom hebben wij een manier ontwikkeld om gemakkelijker vast te stellen wie de doelgroep is – en welke vorm van communiceren daarvoor echt geschikt is.

Een goede handleiding is een reflectie zijn van verschillende perspectieven, die van een monteur, operator, teamleider. Opdrachten binnen de training ondersteunen het interviewen van collega’s van de werkvloer om een optimale touch en feel te krijgen met de dagelijks werkprocessen van de lezersdoelgroep.

En iedere keer keren wij weer terug naar de vraag: wat is de doelstelling van het stuk, wat moet de gebruiker weten? Wat is overbodige ballast?

 

Doen is de enige manier om te leren

Omdat de praktijk altijd de beste leerschool is, gebruiken we bij onze HIP training oude handleidingen die al eerder zijn geschreven, al dan niet door de cursisten zelf. Die teksten analyseren wij aan de hand van de beoogde doelgroep: voldoet dit, waar kan het beter?

Samen met elkaar formuleren wij specifieke kwaliteiten waaraan een goede handleiding of procedure moet voldoen en deze verbeterpunten nemen we mee naar het schrijven van nieuwe handleidingen.

We trainen daarbij ook op het behouden van de schrijfflow. Want schrijven is een vak en er zijn ook trucjes om snel en efficient te werken. Veel vakspecialisten willen wanneer ze schrijven, alles direct perfect op papier krijgen. Men werkt direct met de spellingscorrectie aan, blijft vaak al op zinsniveau te schaven voordat de tekst af is.

Dat soort beginnersfouten leren we af, editing while writing vertraagt het schrijfproces onnodig. Dus we oefenen met de volgorde: eerst schrijven, dan redigeren en dan opmaken – en ook om alleen met een paar kernwoorden direct een verhaal te schrijven, spontaan, zonder er al te lang over te denken. Cursisten zien dat er op die manier toch al snel een mooie kapstok ontstaat voor een verhaal dat verder uitgewerkt kan worden.

Tenslotte kijken we ook op een hoger niveau naar de begrippen. Wat wordt verstaan onder een handleiding, instructie of procedures verschilt nogal eens per bedrijf. Maar het is wel goed om binnen de organisatie een consensus te hebben: te weten welke begrippen worden gehanteerd.

Ook betere stukken schrijven in minder tijd?

Neem dan contact op over onze HIP-training.