Efficiënt opleiden en trainen? Begin met het stellen van de juiste vragen!

Een van de basisvaardigheden van een goede opleidingsfunctionaris is dat je de goede vragen stelt. Wat er speelt binnen een team of op een afdeling, dat weet je waarschijnlijk wel. En ook welke gedragsverandering gewenst is. Vraag je dan toch nog goed door??

  • Als het doel bereikt is, wat gaan je klanten daarvan merken?
  • Als ik nu en over 6 maanden met een videocamera over de afdeling loop, wat ga ik nu dan zien? En wat wil je dat we over 6 maanden gaan zien?
  • Wat hebben jullie eerder al gedaan met dit probleem? Hoe succesvol was dat?
  • Hoe denken de deelnemers zelf over de doelstellingen en de weg daarnaartoe?
  • Wat weerhoudt de medewerkers momenteel om te presteren zoals gewenst?
  • Als de medewerkers de nieuwe vaardigheden hebben aangeleerd, gaan ze deze dan ook toepassen?

Managementissues oplossen met een training?

Door het onvoldoende analyseren van het probleem op de werkvloer zijn de gekozen trainingsoplossingen vaak inefficiënt en daardoor kostbaar. Onderzoek wijst uit dat gemiddeld 80% van de trainingsbudgetten niet effectief wordt besteed aan het bijspijkeren van kennis of vaardigheden.

Ook blijkt dat veel problemen die worden ‘opgelost’ met een training helemaal geen trainingsissue zijn, maar een managementissue.

Loopt de onderlinge communicatie niet goed? Worden er daardoor veel fouten gemaakt en gaat veel tijd verloren aan het herstellen van deze fouten? Vaak wordt dan gegrepen naar een standaard communicatietraining met vaste onderdelen.

Maar gaat dat wel bijdragen aan de oplossing? Slechte communicatie is vaak een signaal van een beroerde sfeer en slechte samenwerking tussen groepen. Een algemene training op vaardigheden gaat daarin weinig bijdragen, het verbeteren van de onderlinge verstandhouding wel.

Wanneer de echte oorzaak van gedrag in een training niet aangepakt wordt – kan een training nooit effectief zijn.

Soms blijkt bij een analyse bijvoorbeeld dat er eigenlijk prima wordt gecommuniceerd, maar dat het probleem is dat er geen onderliggend (communicatie) systeem bestaat binnen de organisatie. Een managementprobleem wordt dan eigenlijk opgelost met een training. En meestal lukt dat niet.

Is incompany echt duurder dan standaard?

Soms wordt ook te snel gekozen voor een standaardtraining in plaats van een toegespitste incompany opleiding. Uit gemak, omdat men het al jaren doet, of omdat de out-of-the- pocket kosten voor een incompany training hoger zijn dan die van een standaard opleiding. De incompany training moet immers eerst op maat gemaakt worden.

Toch kan het lonen om eens goed te kijken naar wat een externe standaardtraining echt kost. Aan reis-, verlet- en vervangingskosten bijvoorbeeld.

Vaak bevat een standaardtraining ook veel onnodige ballast die helemaal niet past bij de opleidingsbehoefte van je organisatie, waardoor je werknemers twee dagen uit de running zijn in plaats van één dag. Dit kost niet alleen een hele dag extra salaris en reiskosten. Twee dagen uit de running zijn om dingen te moeten leren waar eigenlijk geen behoefte aan is, is ook fnuikend voor de motivatie bij je werknemers. Voor veel deelnemers is het heel vervelend om dingen te moeten leren die je toch niet gebruikt in je werk.

De afweging die je dus ook kan maken: stuur je je mensen drie dagen naar een externe trainingslocatie, of laat je een trainer drie halve dagen op de werkplek komen?

Het kan goed zijn dat een organisatie met een incompany maatwerktraining onder de streep goedkoper uitkomt, niet alleen wat betreft effectiviteit, maar ook gewoon in euro’s.

Het 8-velden instrument

Het slim en grondig analyseren van de opleidingsvraag kan dus niet alleen helpen bij het op orde krijgen van de bedrijfsvoering, maar ook een manier zijn om geld te besparen uit het trainingsbudget. Ook als het gaat om verplichte opleidingen: omgaan met gevaarlijke stoffen, hijstrainingen of veilig rijden met de heftruck.

Kies je voor een standaard training dan is de kans groot dat je medewerkers opzadelt met allerlei programma-onderdelen die al lang bekend zijn.

En dat is helemaal niet nodig. De verplichting bestaat er namelijk alleen uit dat je werknemers informeert over de gevaren op de werkvloer – en hoe je deze risico’s voorkomt of beperkt. Maar bedrijven hebben de vrijheid om deze onderwerpen goed aan te laten sluiten bij het werk van hun medewerkers.

Wij zijn bij VAPRO goed in kordaat analyseren van een veranderwens om daarna tot een effectieve oplossing van het probleem te komen. Na deze training kan jij dat ook.

Wil jij leren hoe je als team- of opleidingsmanager de juiste vragen stelt om de een slimme afweging te maken? Wij trainen je in het toepassen van het 8-velden instrument. Een methode waarmee je een goede analyse kunt maken van de opleidingsbehoefte binnen je organisatie.

Wij kunnen je ook op weg helpen bij het eerlijk berekenen van de werkelijke kosten van standaard trainingen op een externe locatie.

Meer weten? meer informatie.