Motiveer je mensen in het functioneringsgesprek

In de praktijk blijken veel functioneringsgesprekken routinematig. Te vaak vinden de teamleiders dat de uitkomsten van dit soort gesprekken niet opwegen tegen alle tijd en moeite. Of ze vinden dat te weinig wordt gedaan in hun organisatie om de gesprekken ook echt meerwaarde te geven. Trainen helpt.

Functioneringsgesprekken zijn voor de een zenuwslopend, voor de ander juist motiverend. Feit is dat er veel tijd voor wordt vrijgemaakt, maar levert het ook genoeg rendement op? Zorgt het ervoor dat de werknemer gemotiveerder wordt, meer plezier krijgt in z’n werk en scherp krijgt hoe hij in de toekomst nog beter kan functioneren? Het voeren van functioneringsgesprekken lijkt makkelijker dan het is. Teamleiders en medewerkers zien er vaak tegenop. Wat als je als teamleider bent doorgegroeid vanaf de werkvloer, gewend bent met je handen te werken, geen prater bent en er binnen het bedrijf ook helemaal geen praat-cultuur is? Hoe haal je dan toch het optimale uit een functioneringsgesprek? En hoe gebruik je het formulier dat je kreeg van HR?

‘Ga in het functioneringsgesprek op zoek naar mogelijkheden voor de medewerkers om zich te verbeteren. Dat is iets anders dan afrekenen op gemaakte fouten’

Motivatie, evaluatie en toekomst
VAPRO kent het klappen van de zweep. Al meer dan 40 jaar trainen we managers (teamleiders) in de industrie in het adequaat voeren van functioneringsgesprekken. Velen hebben niet scherp dat functioneringsgesprekken iets anders zijn dan beoordelingsgesprekken. Met als gevolg dat werknemers erg voorzichtig zijn in wat ze zeggen en geneigd zijn hun functioneren beter voor te stellen dan het is. Daar wordt niemand beter van. In het beoordelingsgesprek heeft de leidinggevende een oordeel, de werknemer belicht zijn kant van het verhaal. De uitkomst kan gevolgen hebben voor het salaris en het carrièreperspectief.

Deze zaken zijn niet aan de orde bij het functioneringsgesprek. Hierin gaat het om iemands functioneren, motivatie, evaluatie en toekomst. Géén bombardement van kritiek dus, maar een open gesprek waarin werknemer en leidinggevende rustig bekijken hoe het functioneren in de toekomst beter kan – liefst SMART geformuleerd. Maak het dus Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden, zodat het geen theekransje wordt maar een helder gesprek met concrete punten om aan te werken.

Hou de sfeer positief
Wat we vaak zien is dat veel teamleiders wel ervaring hebben met gesprekstechnieken, maar de functioneringsgesprekken nauwelijks voorbereiden. Ook blijken ze vaak onvoldoende in staat echt goed te luisteren. Dat betekent: open vragen stellen, doorvragen, nieuwsgierig zijn en soms de bereidheid tonen je eigen gespreksplan te laten varen. Je moet dus ook kunnen ‘meegaan’ in het verhaal van de medewerker.

Teamleiders vinden het lastig om hun eigen ‘oplossing’ (die ze stiekem al in hun hoofd hadden) los te laten. Niet zelden vervalt een functioneringsgesprek in het spuien van ergernissen, in botte feedback: ‘gisteren ging dit fout, vorige week dat’. De kunst is juist om de sfeer positief te houden. Door ook complimenten te geven, motiveer je de medewerker met zijn verbeterpunten aan de slag te gaan en zich verder te ontwikkelen.

Oefening baart kunst
Dit zijn allemaal zaken die je niet even leert uit een boekje. Hoe je wel leert empatisch te luisteren? Drie dingen: oefenen, oefenen en oefenen. Daarbij een collega vragen het functioneringsgesprek te observeren werkt ook goed. Zo krijg je waardevolle feedback, waarmee je je gesprekstechnieken kunt aanscherpen. In de VAPRO-training ‘Effectieve functioneringsgesprekken voeren’ is er naast gespreksvaardigheid ook aandacht voor de juiste voorbereiding, de opbouw van het gesprek en de schriftelijke vastlegging.

Ook komt uitgebreid aan bod de beoordelings- en functioneringscyclus die in jóuw bedrijf wordt gebruikt, compleet met jullie eigen formulieren. In die evaluatie geven we samen antwoorden op belangrijke vragen: is het systeem nog wel ondersteunend aan het bereiken van het doel? Werken we eigenlijk met een afvinklijstje of ondersteunt het de zoektocht naar verbetering?

In-company trainingen
Wij hebben de ervaring dat deze combinatie van training en evaluatie belangrijke verbeteringen oplevert. Wilt je er meer over weten? Bijvoorbeeld over onze in-company trainingen ‘Effectieve functioneringsgesprekken voeren’? Bel VAPRO: (070) 337 80 300