Privacy statement

1. Inleiding
Bij VAPRO vinden we het belangrijk dat jouw persoonsgegevens veilig zijn en zorgvuldig worden verwerkt. In dit privacy statement leggen we uit:

Welke persoonsgegevens wij verwerken
Waarom we dat doen
Hoe we jouw gegevens beveiligen
Welke rechten je hebt

Dit privacy statement is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wanneer we in dit document spreken over “VAPRO”, bedoelen we:
VAPRO Holding B.V. en haar gelieerde dochterondernemingen, waaronder:

VAPRO International B.V
VAPRO Education B.V.
VAPRO B.V.
VAPRO Detachering B.V.
ATVE Veiligheidstrainingen (onderdeel van VAPRO)
Rewic (onderdeel van VAPRO)

Dit statement geldt voor alle websites en portals van VAPRO, waaronder www.vapro.nl.

Voor Bepect B.V. geldt een afzonderlijk privacy statement, aangezien Bepect als onafhankelijke exameninstantie opereert onder ISO-normen. Dit privacy statement is beschikbaar op de website van Bepect www.bepect.nl.

VAPRO maakt onderdeel uit van dyo people solutions. In enkele ondersteunende processen (zoals ICT-beheer, HR-administratie en compliance) worden persoonsgegevens gedeeld binnen deze groep, uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is en binnen de EU.

2. Wanneer is dit privacy statement van toepassing?
Dit privacy statement geldt voor alle persoonsgegevens die VAPRO verwerkt in het kader van onder andere:

Opleidingen en trainingen
Examens, certificering en MBO-verklaringen
Klant- en leveranciersrelaties
Websitebezoek, cookies en formulieren
Sollicitaties en recruitment
Detacheringsopdrachten
Interne en externe communicatie
Marketing en recruitmentmarketing
Personeels- en salarisadministratie
Andere met deze activiteiten samenhangende verwerkingen

4. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
VAPRO Holding B.V.
Loire 150
2491 AK Den Haag
KvK 50270079
info@vapro.nl
VAPRO Holding B.V. en haar dochterondernemingen zijn verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

5. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste categorieën verwerkingen die bij VAPRO plaatsvinden. Deze opsomming sluit aan op het interne verwerkingsregister.

A. Opleidingen en trainingen (VAPRO en ATVE)

VAPRO verzorgt opleidingen, (maatwerk)trainingen en e-learningstrajecten voor medewerkers in de procesindustrie, veiligheidsfuncties en operatorrollen. Dit betreft zowel particuliere deelnemers, medewerkers die via hun werkgever worden aangemeld, ROC-leerlingen en gedetacheerde medewerkers. VAPRO werkt hierbij met verschillende digitale leer- en examenplatformen. Deze platformen ondersteunen toegang tot lesmateriaal, inzicht in voortgang, afname van toetsen en blended learning.
Betrokkenen: cursisten, deelnemers, medewerkers van klantbedrijven, particuliere cursisten, ROC-leerlingen, gedetacheerde medewerkers en opleidingspartners.

Doeleinden
De verwerking vindt plaats om:

Deelnemers in te schrijven en toegang te geven tot de opleiding of training;
e-learningmodules, opdrachten en toetsen beschikbaar te maken via leerplatformen;
Voortgang, aanwezigheid en toetsresultaten te registreren;
Examens voor te bereiden en resultaten te koppelen aan certificeringen;
Certificaten, branchedocumenten en rapportages uit te geven;

Persoonsgegevens
Voor deze verwerking gebruikt VAPRO onder andere:

N.A.W.T.E.-gegevens;
Geboortedatum en geboorteplaats;
Gegevens van werkgever, opdrachtgever of ROC;
Opleidingshistorie, voortgang, leeractiviteiten resultaten en slaagstatus;
Inloggegevens en gebruikersactiviteit binnen platforms;
Certificaten en bewijsstukken.

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst (inschrijving opleiding);
Wettelijke verplichtingen binnen examen- en certificeringskaders;
Gerechtvaardigd belang (kwaliteitsborging, validatie van certificeringen).

Bewaartermijn:

VAPRO bewaart opleidings- en examengegevens conform wettelijke verplichtingen binnen de opleidings- en examenketen.

Dit betekent:

Opleidings- en examendossiers worden minimaal 10 jaar bewaard, omdat zij nodig zijn voor verificatie van diploma’s, certificaten en branchedocumenten;
Administratieve gegevens (facturatie, inschrijving, communicatie) worden 7 jaar bewaard op grond van de fiscale bewaarplicht;
Accounts voor digitale leeromgevingen worden verwijderd zodra deelname is afgerond, tenzij een langer bewaartermijn noodzakelijk is voor certificering of auditdoeleinden.

B. Examens (VAPRO, Rewic)

VAPRO organiseert en verwerkt examens voor verschillende van haar bedrijfsonderdelen: VAPRO Examens en Rewic (opleidingen voor de energiesector). Kandidaten worden geregistreerd, examens worden gepland en afgenomen, resultaten worden vastgelegd en certificaten of verklaringen worden uitgegeven.

Betrokkenen:
examenkandidaten, examinatoren, opleidingsinstellingen, werkgevers en – voor Bepect – auditors en certificerende instanties.

Doeleinden

Exameninschrijvingen verwerken en kandidaten registreren;
Identiteitscontrole uitvoeren tijdens examenmomenten;
Examens afnemen en resultaten correct vastleggen;
Certificaten, diploma’s en verklaringen uitreiken;
Examen- en kwaliteitsprocedures borgen;
Voldoen aan auditverplichtingen (Bepect-Stipel) en wettelijke certificeringskaders.

Persoonsgegevens

N.A.W.T.E.-gegevens;
Geboortedatum;
Geboorteplaats;
Examendata;
Examenuitslagen en beoordelingsformulieren;
Opleidingsinstelling/werkgever;
Examinatorgegevens;
registratienummers en certificaatcodes.

Grondslag

Uitvoering overeenkomst met deelnemer/werkgever (deelname aan examen);
Wettelijke en sectorale verplichtingen rondom opleidingen, examinering en certificering;
Gerechtvaardigd belang (kwaliteitsborging, audits).

Bewaartermijnen:

Examen- en resultaatgegevens blijven bewaard zolang dit nodig is voor wettelijke certificeringsverplichtingen, kwaliteitscontroles, auditeisen;
Examendossiers en certificeringsinformatie: minimaal 10 jaar;
Auditrapportages en kwaliteitsdocumenten: minimaal 5 jaar (of langer bij lopende auditcyclus);
Administratie en communicatie: 7 jaar (fiscale plicht).

C. Websitebezoek en cookies

Bij een bezoek aan onze website verwerken wij technische gegevens om de website goed te laten functioneren, incidenten te verhelpen en statistieken te genereren. Voor dit doel worden ook cookies gebruikt. Lees meer over het gebruik van cookies en welke type cookies wij plaatsen op onze website, zie menu "Cookies".

Gegevens: In ons cookiestatement kun je lezen welke gegevens worden verwerkt, per type cookie. Doorgaans gaat het bijvoorbeeld om IP-adres, sessie-informatie, apparaat- en browsergegevens, klikgedrag, cookie-ID’s.

Grondslag:

Functionele cookies: gerechtvaardigd belang
Analytische cookies: gerechtvaardigd belang (mits geanonimiseerd)
Marketingcookies: uitsluitend met toestemming (opt-in)
Wij gebruiken een cookiebanner waarin je toestemming kunt geven of weigeren.

Meer informatie staat in ons cookiebeleid.

Bewaartermijn:
In ons cookiestatement kun je lezen hoe lang we bepaalde gegevens bewaren, per type cookie.

D. Websiteformulieren

Wanneer je een contact-, download- of aanmeldformulier op de VAPRO website gebruikt, verwerken wij de gegevens die je invult om jouw verzoek te behandelen of informatie te verstrekken.

Gegevens: N.E.T., bericht of aanvraag.

Grondslag: uitvoering overeenkomst of gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn: VAPRO bewaart de gegevens zolang jouw verzoek open blijft staan en wordt daarna binnen redelijke termijn verwijderd.

E. Werkzoekenden en sollicitanten

VAPRO ontvangt sollicitaties via de website, via online campagnes en via het Applicant Tracking System (ATS). Wij beoordelen de geschiktheid van kandidaten, voeren gesprekken en bewaren sollicitatiedossiers tijdelijk.
Aanmelden kan alleen via een vacature of campagne.

Betrokkenen: sollicitanten, kandidaten via campagnes, interne recruiters en hiring managers.

Doeleinden

Sollicitanten registreren en dossiers aanmaken in het ATS;
Beoordelen of kandidaten geschikt zijn voor functies;
Contact onderhouden over sollicitatieprocedure en voortgang;
Kandidaten matchen op passende functies;
Bemiddeling naar opdrachtgevers mogelijk maken.

Persoonsgegevens

N.A.W.E.T.-gegevens;
Geboortedatum;
CV, werkervaring en opleidingen;
Motivatie en voorkeuren;
Aanvullende informatie die de kandidaat vrijwillig aanlevert;
Indien nodig: kopie ID voor identiteitscontrole voorafgaand aan bemiddeling.

Grondslag

Uitvoering van de (precontractuele) overeenkomst met de sollicitant;
Toestemming wanneer sollicitatiegegevens langer dan 4 weken worden bewaard;
Gerechtvaardigd belang (matching, preselectie, efficiënt behandelen van sollicitaties).

Geen geautomatiseerde besluitvorming

Bij VAPRO vindt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming plaats.
Systemen kunnen ondersteunend matchen, maar de uiteindelijke beoordeling wordt altijd gedaan door een recruiter of hiring manager.

Bewaartermijnen

Kopie ID (indien aangeleverd vóór bemiddeling): maximaal 4 weken, tenzij de kandidaat in die periode via VAPRO wordt geplaatst;
Sollicitatiedossier: 4 weken na afronding procedure, of 1 jaar met toestemming voor toekomstige bemiddeling;
Bij plaatsing/in-diensttreding via VAPRO: gegevens worden onderdeel van het personeelsdossier (zie Personeels- en salarisadministratie);
Kandidaten kunnen altijd een verwijderverzoek indienen; gegevens worden dan verwijderd tenzij er een wettelijke verplichting of lopend geschil is.

F. Marketing – organisatie en recruitment

Binnen VAPRO is marketing beperkt van omvang. Wij gebruiken onze website en algemene informatiemiddelen om onze organisatie, opleidingen en diensten onder de aandacht te brengen. Bezoekers kunnen informatie bekijken zonder dat zij daarvoor persoonsgegevens hoeven in te vullen.

VAPRO Detachering werkt daarnaast samen met een extern marketingbureau om de zichtbaarheid van vacatures te vergroten door middel van campagnes. De advertenties worden getoond aan doelgroepen die mogelijk interesse hebben in werk via VAPRO Detachering.

Wanneer iemand op een campagne klikt, wordt deze doorgestuurd naar de officiële VAPRO-website.

Laat iemand vervolgens zelf gegevens achter of dient hij/zij een sollicitatie in, dan worden deze gegevens direct verwerkt in het ATS. Vanaf dat moment geldt de verwerking zoals beschreven onder Werkzoekenden en sollicitanten.

Betrokkenen: websitebezoekers, geïnteresseerden, potentiële kandidaten en contactpersonen van klanten.

Doeleinden

Algemene marketing VAPRO organisatie
• Zichtbaarheid van VAPRO als opleidings- en exameninstituut vergroten;
• Bezoekers informeren over opleidingen, examens en diensten;
• Algemene informatie aanbieden zonder verwerking van extra persoonsgegevens.
Recruitmentmarketing (VAPRO Detachering)
• Online wervingscampagnes tonen aan relevante doelgroepen;
• Vindbaarheid van vacatures vergroten;
• Geïnteresseerden doorverwijzen naar VAPRO-website of ATS;
• Verkeer genereren naar vacature- en sollicitatiepagina’s.
Verwerking ná doorklikken: wanneer een bezoeker vervolgens zelf gegevens achterlaat via een sollicitatieformulier, een contactformulier of een aanmeldformulier, dan worden deze gegevens verwerkt zoals beschreven onder Werkzoekenden en sollicitanten of Websiteformulieren.

Persoonsgegevens

VAPRO verwerkt geen persoonsgegevens voor algemene marketing, anders dan anonieme en/of geanonimiseerde gegevens via cookies (zie Websitebezoek en cookies). Indien je toestemming geeft voor marketingcookies, kunnen er wel persoonsgegevens worden verwerkt. Hier lees je meer over in het cookiestatement op de website.
Ten aanzien van recruitment marketing: advertentieplatformen kunnen anonieme campagne- en prestatiegegevens verwerken, zoals:

Klikgedrag (niet herleidbaar tot een persoon);
Weergaveaantallen;
Doelgroep segmenten op basis van platforminstellingen.

Deze gegevens worden niet door VAPRO ontvangen en zijn niet te herleiden tot personen.

Bewaartermijn

Voor zover in marketingcontext gegevens van contactpersonen of medewerkers worden gebruikt (bijvoorbeeld voor relatiecommunicatie):

Gegevens van contactpersonen worden bewaard zolang iemand voor VAPRO of een klantrelatie relevant is;
Gegevens van medewerkers worden tot maximaal 2 jaar na einde dienstverband gebruikt voor interne communicatie- en referentiedoeleinden, tenzij wettelijk langer noodzakelijk;
Daarnaast gelden de bewaartermijnen zoals beschreven bij Websiteformulieren, sollicitanten en Klanten, prospects en leveranciers.

G. Klanten, prospects en leveranciers

VAPRO onderhoudt relaties met bedrijven, opleidingspartners en leveranciers. Dit heeft betrekking op contractbeheer, offertes, projectaanmeldingen en facturatie.

Doeleinden:

Klant- en prospectgegevens vastleggen;
Vacatures en opdrachten van klanten registreren;
Communicatie met klanten vastleggen via geïntegreerde kanalen zoals e-mail en WhatsApp;
De voortgang van bemiddelingstrajecten inzichtelijk te houden;
Koppelingen te leggen met andere systemen (zoals salaris-/planning).

Verwerkte gegevens:

Bedrijfsnaam, adresgegevens;
Naam, functie en contactgegevens van klantcontactpersonen;
Gegevens over vacatures en opdrachten;
Communicatiegeschiedenis, notities en gespreksverslagen.

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst (klantrelatiebeheer, projectaanmeldingen, offertes);
Gerechtvaardigd belang om commerciële activiteiten te organiseren en klantcontact te onderhouden;
Naleving van wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplicht voor documenten die in SharePoint worden opgeslagen).

Bewaartermijn

De persoonsgegevens worden tot twee jaar na afloop van de overeenkomst bewaard. In het geval er geen overeenkomst tot stand komt, bewaart VAPRO de gegevens tot twee jaar na afloop van het offertetraject. Sommige persoonsgegevens worden langer bewaard als VAPRO daartoe verplicht is (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

H. Interne communicatie (HR)

VAPRO communiceert via verschillende kanalen, zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams, Outlook en SharePoint, met diverse betrokkenen, zoals medewerkers, gedetacheerden en stagiairs.

Doeleinden

Informeren over HR-beleid en interne zaken;
Verstrekken van werkafspraken en richtlijnen;
Communicatie over opleidingen, onboarding en wijzigingen.

Persoonsgegevens

Naam;
E-mailadres;
Functie;
Afdeling;
Inhoud van interne berichten en bijlagen.

Grondslag

Gerechtvaardigd belang;
Uitvoering arbeidsovereenkomst.

Bewaartermijn

Interne communicatie die aan personen gekoppeld is, wordt tot maximaal 2 jaar na einde dienstverband bewaard, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is;
Medewerkers kunnen een verwijderverzoek indienen; VAPRO verwijdert dan de gegevens, tenzij wet- of regelgeving of een lopend geschil langer bewaren vereist.

I. Personeels- en salarisadministratie

VAPRO verwerkt persoonsgegevens van medewerkers, gedetacheerden en ex-medewerkers voor de personeels- en salarisadministratie. Dit omvat onder andere contractbeheer, verloning, urenregistratie, verlof- en verzuimadministratie, subsidieverwerking en dossiervorming.

Betrokkenen: vaste medewerkers, gedetacheerden, stagiairs en ex-medewerkers.

Doeleinden

Uitvoeren van salarisadministratie en loonbetaling;
Opstellen, beheren en bewaren van arbeidsovereenkomsten;
Registreren van uren, aanwezigheid, verlof en verzuim;
Beoordelen van functioneren en geschiktheid;
Voldoen aan wet- en regelgeving, fiscale verplichtingen en subsidieregelingen;
Beheren van personeelsdossiers;
Verwerken van plaatsingen en inzet;
Beheren van arbeidstijden, roosters en beschikbaarheid;
Vastleggen van integriteits- en screeningsinformatie (indien functie dat vereist).

Persoonsgegevens
Voor de bovengenoemde doeleinden verwerkt VAPRO onder meer N.A.W.-gegevens, contactgegevens, BSN, kopie ID-bewijs, verblijfsvergunning (indien van toepassing), opleidings- en werkervaring, kopieën van certificaten en diploma’s, referenties en getuigschriften, screening en integriteit gegevens (indien vereist voor de functie), HR-administratie (gegevens t.a.v. de arbeidsovereenkomst en de inzet), uren en verlof, financiële en salarisgegevens.

Grondslag

Wettelijke verplichtingen (loonbelasting, arbeidswetgeving, fiscale wetgeving);
Uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
Gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijnen

Personeelsdossiers: 5 jaar na uitdiensttreding;
Salarisadministratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht);
Verzuimgegevens (beperkt, geen medische gegevens): 2 jaar;
Contracten, beoordelingen, waarschuwingen: maximaal 2 jaar na uitdiensttreding, tenzij wettelijk langer vereist;
Urenregistraties: 7 jaar (via Easyflex of Nmbrs).

5. Met wie deelt VAPRO persoonsgegevens?
Medewerkers van VAPRO en de aan haar gelieerde dochterondernemingen hebben toegang tot persoonsgegevens in verschillende systemen, voor zover dit voor hun functie noodzakelijk is.

Daarnaast deelt VAPRO jouw persoonsgegevens met andere partijen wanneer dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de overeenkomst die we met jou hebben, en/of wanneer dat mag op basis van geldende (privacy) wetgeving, op grond van ons gerechtvaardigd belang of wanneer wij hiertoe worden verplicht.
Deze andere partijen kunnen (potentiële) opdrachtgevers zijn die op zoek zijn naar personeel, overheidsinstanties zoals UWV of de Belastingdienst, opleiders en trainers, zakelijke relaties zoals de arbodienst, de accountant of een externe advocaat.

Daarnaast krijgen wij hulp van partijen om onze diensten te kunnen uitvoeren, deze partijen verwerken soms persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een softwareleverancier.

Alleen wanneer Vapro hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.

Softwareleveranciers (Paragin, aNS, EduCourse, Microsoft 365, Exact Online, RecruitNow, ATS en in de toekomst AFAS)
Examenpartners (ROC’s)
Dyo people solutions BV (ondersteunende diensten)
Arbodienst, accountant, adviseurs
Marketingpartners (uitsluitend met opt-in)
Overheidsinstanties zoals Belastingdienst en UWV
Doorgifte buiten de EER:
VAPRO werkt alleen met partijen die buiten de EER zijn gevestigd als dat noodzakelijk is. We zorgen er dan voor dat we deze partners zorgvuldig uitkiezen: we controleren of een behoorlijk niveau van bescherming van persoonsgegevens geldt, vergelijkbaar met de bescherming in de EER. Met betrekking tot eventuele doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de EER zorgen we dat passende waarborgen getroffen zijn.

6. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
VAPRO begrijpt dat het veilig bewaren van jouw persoonsgegevens erg belangrijk is. Je persoonsgegevens worden daarom strikt vertrouwelijk behandeld en VAPRO heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen tegen verlies of onrechtmatige verwerking van deze gegevens. Hiervoor gebruikt VAPRO meerdere beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls en encryptie, alsmede fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. Vapro heeft een intern beveiligingsbeleid waarin staat welke maatregelen wij nemen voor de beveiliging van jouw gegevens. We spannen ons dus in om jouw gegevens goed te beveiligen, maar wees ervan bewust dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. Het verzenden van persoonsgegevens via internet is op jouw eigen risico.

7. Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten onder de AVG:
Recht op inzage;
Recht op correctie;
Recht op verwijdering;
Recht op dataportabiliteit;
Recht op beperking van verwerking;
Recht van bezwaar;
Recht op intrekking van toestemming (indien van toepassing).

Een verzoek om een of meerdere rechten uit te oefenen kun je indienen via: privacy@vapro.nl

Ter bescherming van jouw privacy, zullen we in geval van een ingediend verzoek jouw identiteit moeten vaststellen, om er zeker van te zijn dat bijvoorbeeld de persoonsgegevens aan de juiste persoon worden verstrekt. VAPRO zal zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand reageren op een verzoek. Indien een verzoek erg complex is om af te handelen zal VAPRO dit binnen een maand laten weten en zal VAPRO uiterlijk binnen 3 maanden op een verzoek reageren.

We zullen je geen vergoeding vragen om een verzoek af te handelen, tenzij de afhandeling van een verzoek buitenproportioneel is voor VAPRO.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.

8. Foto’s, video’s en social media
Tijdens trainingen, examens of evenementen kunnen foto’s of video’s worden gemaakt.
Wanneer je herkenbaar in beeld bent, vragen wij vooraf jouw toestemming, tenzij het gaat om sfeerbeelden zonder identificeerbare personen.

Op de website zijn knoppen opgenomen om VAPRO te kunnen volgen via social media. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door de diverse social media bedrijven zelf. Deze code kan onder meer een cookie plaatsen (zie boven). Wij hebben daar geen invloed op en verwijzen naar de privacyverklaringen van de betreffende social media organisaties om te lezen wat zij met de (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

VAPRO is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van websites van derden die via onze website worden bezocht.

10. Wijzigingen aan dit privacy statement
Dit privacy statement kan worden aangepast door wijzigingen in wetgeving of bedrijfsvoering.

De meest recente versie vind je altijd op www.vapro.nl.
Laatste wijziging: decmber 2025