Opleidingscoördinator / Backoffice

In deze veelzijdige functie ben je medeverantwoordelijk voor het soepel en accuraat verlopen van administratieve en organisatorische processen rondom opleidingen, trainingen, examinering en finance. Je werkt nauw samen met collega’s (intern) en klanten (extern) en zorgt ervoor dat alle processen correct, tijdig en volgens afspraak worden uitgevoerd. Jouw taken en verantwoordelijkheden bestaan onder andere uit:

• Organiseren, coördineren en administratief verwerken van opleidingen, trainingen en examens;
• Beheren van het volledige inschrijfproces: verwerken van aan- en afmeldingen, bevestigen van deelname en bijhouden van deelnemerslijsten;
• Opstellen, controleren en coördineren van de uitreiking van diploma’s en certificaten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor kandidaten, klanten en interne collega’s voor vragen over opleidingen, examendata en inschrijvingen;
• Bijhouden, actualiseren en archiveren van opleidings- en examenadministratie in de daarvoor bestemde systemen;
• Verzorgen van correspondentie zoals uitnodigingen, bevestigingen, facturen en informatie;
• Ondersteunen bij de planning van locaties, materialen en examinatoren/docenten;
• Signaleren van knelpunten in het proces en proactief aandragen van verbeteroplossingen;
• Bijdragen aan het optimaliseren van werkprocessen, inclusief het up-to-date houden van handleidingen en werkinstructies;
• Verzorgen van secretariële en facilitaire ondersteuning, zoals agendabeheer en reserveren van trainingsruimtes;
• Verwerken van financiële administratie in Exact online;
• Registreren en opvolgen van klantvragen, inclusief het bewaken van doorlooptijden en het terugkoppelen van antwoorden;
• Samenwerken met sales, docenten en consultants om een vlekkeloze klantreis te garanderen;
• Ondersteunen bij rapportages en overzichten voor het management.